7月役員会報告＆次回8/20地区センター

 　本日７月30日(土)9時～11時に湖畔の森公園の自治会第一倉庫前にて、7月役員会を下記の通り開催しました

　今回は、防災倉庫の掃除、自治会テントの日干しと点検、備品の稼働確認も兼ねての作業で、かき氷で懇親しました。

1.議事内容

　(1)今後のイベントについて

　①防災訓練(起震車、水消火器、AED他)　10月15日(土)　10時～12時　

　　　※自治会主催。越谷市消防署大相模分署協力。

　　　　今回はカレーと飲み物の提供は無し。各自水分調達のこと。

　　　　また、夜の防災キャンプも無し。

　②エリア清掃　10月15日(土)　13時～15時

　　　※自治会主催。参加者に個包装のお菓子と飲み物提供。

　③水辺のディンギー試乗会　11月5日(土)　13時～16時

　　　※自治会主催。観光協会協力。

　　　　会員であれば、ディンギー、カヌー、カヤックの試乗が無料。

　　　　各艇30分枠。詳細は後日、回覧にてお知らせ。

　(2)第3回水辺の開発協議会参加報告

　　　　7月20日(水)16時から　水辺のまちづくり館にて。

　　　　水辺空間の民間使用者が決定した。近日公表予定。

　(3)夜間のゴミ捨て問題

　　　　夜間のゴミ捨てにより、カラス被害が生じていることから注意する必要があるのではないか、という会員からの申出により、環境委員会で現場被害特定し、作為人物特定の上、同定した。当該人物に被害実情を説明の上、捨て方注意を促したもの。

2.次回役員会について

　8月20日(土)　9時～　大相模地区センター

　

市役所の担当課に直接電話をかけられます

(班長・役員)6/25上期連絡協議会Zoom参加URL

6月25日（土）大相模地区センターにて開催する、6月役員会並びに上期連絡協議会のZoom参加用URLは以下のとおりです。役員会は9時、連絡協議会は10時30分から開始予定です。各班長様におかれましては、会費集金と顔合わせもあることから、基本は現地参加で、やむを得ない場合は、集金をどなたかに託していただき、Zoomにて参加のほどお願いします。

　なお、Zoom参加については、会員様は参加自由となっています。

●参加の方は以下クリック

 https://us02web.zoom.us/j/82529291394?pwd=TkplR1YzQkNISUhSay9DL3hMOVdGUT09

●直接入力の方は以下のとおり

ミーティングID: 825 2929 1394

パスコード: 669054

 

5月役員会報告＆次回6月25日上期連絡協議会

 本日以下のとおり役員会を開催しましたので報告します。

1.日時　5月14日（土）９時～11時

2.場所　大相模地区センター

3.議事内容

(1)電子回覧板システム構築案（門谷）

　　・総会で過去の回覧板についてどこまでストックしておくべきか、過去の内容についてどう調べたら良いかとの質問があった。また、Tシャツなどの締め切り期限があるものについて、締め切りすぎでもまだ回覧板が回ってきていない、との事情もあった。

　　・紙で回る前に閲覧や見逃し閲覧や保管の手間を考慮して今後、回覧板については、従来から実施している①紙での回覧　②ブログへの掲示に加えて③クラウド保存　とするのはどうか。

　　・方法としては、①紙について大抵は月末に一括して回覧するため、それをスキャンして、グーグルドライブのフォルダーにアーカイヴする。

　　・ドライブのURLは初期で一度設定するか、紙の回覧板にQRコードで対応する。

　　・あくまで、回覧板の第3の方法であり、クラウドになじまない方は従来の紙で対応できる。なじむ方は、紙が回る前にクラウドにアクセスできるし、過去のお知らせの検索も可能。

　　・とりあえず、システムややり方については門谷氏が構築し、次回上期連絡協議会で施行開始、⑦月から運用開始としたい。

(2)ホームページ改修について（関谷・門谷）

　　・ホームページについて、改修を進めたい。現在登尾さんが管理しているので、引き継ぐ形になると思う。

　　・どのようなコンテンツが必要かアイディア出してほしい。今のところ、ブログ、お知らせに加えて、自治会備品貸出システム、上記の回覧板保存システム、自治会の予定一覧、

FAQ、規定・様式集が考えられている。

(3)自治会プロジェクター購入について

　　・総会や防災キャンプの際には個人のプロジェクターを借りて対応しているが、Zoom会議やホームページ構築、動画資料などの使用機会増加を鑑みると、自治会専用のプロジェクターが必要ではないか。

　　・本日はEPSONのEF-12を試用レンタルして地区センター壁に投影使用した。使用感としては以下のとおり。

　レーザー光源なので、コントラストが非常に高い。解像度も高く細かい字も読める。台形補正や画面サイズ補正が自動で、設定が非常に楽である。スピーカーが大きめなのが付いている。コンパクトで持ち運びは苦にならないこと。HDMIが2つ付いていて、切り替えが楽である。一方、蛍光灯の下では、やはり光量不足が否めない。価格が10万円を超える。内蔵バッテリーが無く、必ず電源を必要とする。

　市の補助金対象として何か考えられないか、また、個人所有で使用しないプロジェクターの寄付、メルカリなどで中古を探すなど取りうべき方法を検討することにした。

(4)次回

　6月25日（土）大相模地区センター＆Zoom

　　役員会9時～　集金10時～　上期連絡協議会10時30分～

5月役員会5／14地区センターとZoom参加URL

 5月役員会は以下のとおり開催しますので、役員の方は集合もしくはZoomにて参加願います。一般会員の方の参加も可能です。

1.日時 5月14日（土）9時から

2.場所　大相模地区センター

3.Zoom　

Zoomミーティングに参加する
https://us02web.zoom.us/j/86810842404?pwd=bkR0UjBVVFdpN2ZENTBpR2krUkNVZz09

ミーティングID: 868 1084 2404
パスコード: 073437

4.議題

　・総会での要望対応

　・今年度の予定

　・ホームページ更新案

令和3年度総会開催報告

 

　令和3年度年レイクタウン自治会総会が下記のとおり開催されましたので、内容報告します。

１．日時　令和４年４月１７日（日）10時～11時35分

２．場所　大相模地区センター多目的ホール

３．審議事項

●成立確認

全会員数２２３世帯、現地出席２２、オンライン出席１３、委任状１３４、未提出５４

出席と委任状の数が全会員数の過半数を超えており定足数を満たしていることから、総会成立とする。

（１）議長選出　副会長中村

　下記議案について、事前配布の資料とスライド投影を用いて説明され、滞りなく可決された。

第1号議案2020年度事業報告

第2号議案2020年度決算および会計監査報告

第3号議案役員の改選について

第4号議案2021年度事業計画（案）

第5号議案2021年度予算（案）

 

（２）質問意見（●は会員から　○は執行部から）

　●会費の領収書は発行されるのか。現金を預かるので、何らかの領収書が欲しいところ。

　　○領収書は以前発行していたものの、手続き煩瑣と信頼関係重視の観点で、現在は公的に発行しておらず各班長さんの裁量で対応している。基本的には封筒への印で領収証代わりとしている。要望があれば復活を検討したい。確かに集金袋は個人に戻らないので印が付いているのか否か、よくある入れたつもりで入っていない場合はどうするかという問題はあるが、対面での確認印や、班長の名前での領収証発行などで対応しているようす。集金方法については特に決まりは無いので、現状は各班長の工夫に委ねている。

　●過去の回覧物が全て保管されて班長引き継ぎ書類がやたらと増えている。いつまでの分をとっておけば良いのか。

　　○基本は回覧物については、当方でもとっているので、一年程度で廃棄してもよい。日にちや内容について過去の分の参照の必要も生じることもあるので、クラウド化を考えたい。

　●池の周りに今年は、羽虫が大量に発生している。なんとかならないか。

　　○公園緑地課に情報提供する。

　●新ホームページに、届出や回覧様式や重要な申込書などの書式集が有ると有難い。

　　○ご意見として承る。

　●配布された防災備蓄食料を食べてみたが、あまり美味しくない。何か外の選択当検討できないか。

　　○検討する際に、持ち運びや配布の容易性、Ready to eatとしてそのまま食べられて、常温で５年保存という機能を優先として選んでおり、味の優先順位は低いものがある。現在は時間もたって美味しく食べられる防災食料も出てきていることから、適宜防災食料については、機能や味も含めて何が適当なのか検討していきたい。

　●リモートで参加している場合、班長キットの引き継ぎはどうすれば良いか。

　　○基本は進級班長の対面でお願いしたい。倉庫や役員経由でも可能

４．その他

１０周年勤続功労として、当自治会から会長竹内氏に感謝状が贈呈された。

終了

3月役員会報告＆次回総会4/17地区センターwith Zoom

 本日、大相模地区センターにて3月役員会を開催しました。内容次のとおり。

1.日時：2022.3.26（土）9:00～11:00

2.場所：大相模地区センター

3.内容

(1)総会資料印刷及び班分け作業

 (2)水辺エリア（大相模調節池）の活用を考えるワークショップについて

　・第一回WSは、2/27(日)オンラインで開催済み。紺野、中村参加。

   ・WSとは別に、協議会が発足し、第一回が3/15に開催された。越谷市宛の要望書の取りまとめがミッションの模様。メンバーは、大相模連合、川柳連合、北自治会、レイクアンドピース、観光協会、ふるプロ、セイラビリティ、他行政関係。

　・第二回WSは、3/27（日）１３：３０－１６：３０に開催との通知あり。

　・場所はイオンレイクタウンＭＯＲＩ３階「アクトグリーンルーム」

　・自治会からは紺野、中村が出席するが、他の方もぜひ参加してほしい

　 [参考：越谷市ＨＰより］

 https://www.city.koshigaya.saitama.jp/smph/citypromotion/shizen/laketown/mizube_workshop.html

　・越谷市の水辺活性化についての想いや実際の活用事例、埼玉県の水辺の活動サポートの

　　取り組みなどについて紹介します。また、具体的に水辺に会ったらよいものなど、想像

　　を広げていきます。(原文ママ)

 

(2)総会出欠集約結果

　・全世帯２２３中、現地出席２２、オンライン１３、委任状１３４、未提出５４

　・レンタルＷｉｆｉ準備（山川）

　・タブロイド新聞の中の折込チラシの中に、総会通知が入れられているケースが有った。タブロイド新聞を読まずにそのままチラシと捨てられている可能性がある。もし参加票未提出でも参加できる方は、当日現地でもオンラインでも参加可能。 

(3)今後の予定

・４／１７（日）役員会と総会　大相模地区センター２Ｆ（役員９時集合、総会１０時開始）

・５月：役員会なし

・６／２５（土）役員会と上期連絡協議会　大相模地区センター２F学習室Bにて

(９：００役員会、１０：００より集金、１０：３０上期連絡協議会)

 以上